LETTER OF CREDIT – Serie 3 (Tips)

Pengenalan, Peranan, Jenis-jenis, Elemen-elemen, Alur Proses, Amendment, sampai Karakteristik Letter of Credit telah dibahas di artikel sebelumnya :
(-). Instrument Pembayaran : Letter of Credit (L/C) [-baca-]
(-). Letter of Credit – Serie 2 [-baca-]
Bagi yang belum mengikuti, silahkan dibaca

Pada Letter of Credit – Serie 3 ini, akan khusus diberikan tips bagi EXPORTER maupun IMPORTER yang menggunakan Letter of Credit sebagai instrument pembayaran. Tentu saja tips ini tidak dimaksudkan untuk over-riding, cheating, corrupting atau yang sejenisnya atas sebuah Letter of Credit. Melainkan untuk kelancaran dan objective’s achievement yang efektif berdasarkan fairness bagi semua pihak (bagi : Buyer, Seller, Issuing Bank maupun Advising Bank).

Tips menangani Letter of Credit
1). Menjelang Pembukaan L/C (bagi Seller maupun Buyer)
Sesungguhnya, kunci sukses penanganan sebuah L/C adalah diawal-awal, dimulai menjelang L/C dibuka, yaitu :

(a). Purchase Order Draft

Untuk jenis pesan yang segera (rush order), Draft order akan dijadikan sebagai dasar pembukaan sebuah L/C, menjadi lampiran dalam permohonan pembukaan L/C. Untuk itu pemeriksaan draft order dengan hati-hati dan seksama adalah kunci awal dari penanganan sebuah Letter of Credit. Sebelum penandatanganan Draft Order, perhatikan hal-hal berikut ini :

(-). Jenis dan nama barang yang dipesan
Pastikan jenis barang yang dipesan tekah tertulis dengan jelas dan benar, tidak menimbulkan salah pengertian. Pencantuman nama barang beserta description-nya adalah critical. Perlu diketahui bahwa jenis/nama barang akan dicantumkan di dalam L/C, dan shipping document.

(-) Bahan baku barang yang dipesan.
Sama pentingnya dengan Jenis dan nama barang. Bahan baku yang dipesan hendaknya dicantumkan dengan persis, dan jelas.

(-). Spesifikasi barang yang dipesan
Spesifikasi barang yang dimaksudkan di sini meliputi : ukuran, warna, kwalitas, Pastikan spesifikasi barang telah tercantum (tertulis/tergambar) dengan jelas. Hal ini penting, agar barang yang dikirim nantinya sesuai dengan apa yang dipesan. Kesalahan spesifikasi barang akan berakibat pada ditolaknya barang pada saat proses inspeksi, sehingga Certificate of Inspection tidak bisa dikeluarkan. Certificate of Inspection biasanya disyaratkan dalam sebuah L/C.

(-). Contoh/sample/Proto-type barang yang dipesan
Contoh/sample/proto-type memiliki peranan yang sama dengan specifikasi barang, hanya saja bersifat visual sehingga lebih mudah untuk diikuti.

(-). Jumlah/volume barang yang dipesan
Pastikan jumlah/volume barang yang dipesan tekah tercantum dengan benar dan jelas.

(-). Nilai barang yang dipesan
Periksalah Unit price dan Total Amount yang tercantum didalam Draft Order, hal ini penting, karena total amount yang tercantum di dalam L/C nantinya akan berpatokan pada Draft Order ini.

(-). Kondisi penyerahan barang
Kondisi penyerahan barang bisa bermacam-macam : Free on Board (FOB), Cost and Freight (C&F) atau Cost, Insurance & Freight (CIF). Pastikan kondisi penyerahan barang telah sesuai dengan yang disepakati.

(-). Batas akhir penyerahan barang
Batas akhir penyerahan barang (Latest Delivery Time) adalah critical. Latest Delivery Time akan menjadi salah satu yang disyaratkan di dalam L/C. Latest Delivery Time hendaknya memperhatikan kondisi penyerahan, lamanya produksi (Production Lead Time), Jadwal keberangkatan kapal (Shipping Schedule). Kesalahan dalam penentuan dan pencantuman Latest Delivery Time sudah pasti akan mengakibatkan discrepancies.

(-). Packing Instruction
Packing Instruction biasanya berupa lampiran yang menyertai Draft Order, berisi instruksi mengenai bagaimana barang seharusnya dikemas, mulai dari cara pembungkusan (oleh kertas/plastic), penyimpananya di dalam kemasan (dus/kotak), jumlah /volume barang per satu kemasan, dan lain sebagainya. Packing instruction juga harus diperhatikan dengan seksama, packaging barang ayang akan dikirimkan akan tercermin di dalam Packing List, dan packing list adalah salah satu jenis dokumen yang disyaratkan di dalam sebuah L/C. Penyimpangan dalam Packing List bisa menngakibatkan terjadinya discrepancies.

(-). Shipping Instruction
Shipping Instruction juga berupa lampiran, hanya saja isinya khusus mengenai bagaimana barang seharusnya dikirimkan. Hal-hal yang diatur dalam shipping instruction biasanya : pencantuman nama shipper, cara pengiriman (by Sea atau by Air), Nominated Forwarding Company (Jika nominated forwarder), Port of Departure (nama pelabuhan dari mana barang diberangkatkan), Port of Destination (pelabuhan tujuan dimana barang yang dispesan akan di un-load), Notify Party (pihak yang harus dihubungi oleh shipping agent ketika nanti barang tiba di pelabuhan tujuan), serta Consignee Name (pihak yang berhak atas barang tersebut setelah tiba dipelabuhan tujuan). Semua itu juga akan tercantum didalam Letter of Credit. Untuk itu sangat perlu untuk diperhatikan.

Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai, atau tidak bisa dipenuhi, atau tidak disepakati, hendaknya Draft Order jangan ditandatangani dahulu. Mintalah untuk direvisi. Jika ada hal-hal yang tidak jelas atau meragukan, mintalah penejelasan.

(b). Purchase Order Contract
Purchase Order Contract adalah perwujudan dari Draft Order yang dituangkan di dalam sebuah kontrak resmi, dicetak dan ditandatangani dengan resmi oleh pihak yang authorized. Karena isinya adalah sama, maka yang perlu dilakukan saat penanandatanganan contract adalah membandingkan isi contract dengan isi draft order. Seharusnya isinya sama persis dengan draft order yang telah ditandatangani. Jika ditemukan perbedaan-perbedaan, mintalah revisi atas kontrak tersebut.


2). Permintaan Pembukaan L/C

Tips bagi Seller/Exporter :

Begitu Draft Order atau Contract ditandatangani, segera lah minta pembukaan L/C kepada pihak buyer, jika ditunda maka pembukaan L/C akan semakin lambat, sementara Latest Delivery Time telah di set, keterlambatan pembukaan L/C bisa mengakibatkan keterlambatan penyerahan barang, dan akan membuat discrepancies pada Ltest Delivery Time. Permintaan pembukaan L/C oleh seller, dilakukan dengan mengirimkan PROFORMA INVOICE, dalam proforma invoice dicantumkan mengenai hal-hal esensial yang tercantum di dalam contract, hanya saja dibuat dalam bentuk ringkas. Di dalam proforma invoice, Cantumkanlah :

(-). Jenis L/C yang diinginkan :
Sebaiknya minatalah On Sight Commercial Letter of Credit, Back To Back L/C samasekali tidak baik, terlalu berbahaya, jadi jangan pernah mau menerimanya. Selalu minta On Sight Commercial Letter of Credit.

(-). Term and Condition :
Sebaiknya mintalah irrevocable L/C, transferable and available at any bank in Indonesia.

Selain kedua hal tersebut diatas, ikutilah apa yang telah disepakati di dalam contract. Jangan lupa meminta agar buyer mengirimkan copy L/C yang dibuka. Hal ini penting, karena menunggu L/C tersebut tiba di Advising Bank mungkin memakan waktu. Semakin segera menerima copy letter of credit semakin bagus, sehingga jika ditemukan ketidak sesuaian di dalam kondisi L/C, bisa meminta amendment (perubahan L/C) kepada pihak buyer dengan lebih cepat.

Tips bagi buyer/importer :

Begitu permintaan pembukaan L/C (Proforma Invoice) diterima, periksalah secara seksama isinya, apakah jenis L/C dan Term & Condition yang diminta oleh pihak seller bisa dipenuhi atau tidak, apakah isinya sam adengan draft order / contract yang telah ditandatangani. Jika tidak ada masalah, segeralah meminta pembukaan L/C kepada bank devisa (yang nantinya akan beryindak sebagai Issuing Bank). Pastikan anda memiliki Flapond Credit yang cukup untuk menutup nilai transaksi yang akan dibayar dengan Letter of Credit. Jangan lupa sertakan draft order atau contract yang telah ditandatangani oleh pihak seller.

Tentu saja pihak bank akan melakukan analisa, survey atau pemeriksaan terhadap buyer, untuk mem-verifikasi mengenai kemampuan dan kesanggupan buyer untuk membayar. Jika permintaan pembukaan L/C telah disetujui dan telah dibuka oleh bank, kirimkanlah copy L/C tersebut kepada pihak seller.


3). Setelah Pembukaan L/C
Tips bagi seller/exporter :

(a). Saat L/C Diterima

Begitu copy L/C diterima, periksalah isinya dan perhatikanlah hal-hal berikut ini ::
(-). Jenis L/C yang telah dibuka
(-). Term and Condition yang dicantumkan di dalam L/C
(-). Karakteristik L/C yang dibuka
(-). Latest Delivery Time
(-). Jenis penyerahan
(-). Nilai (amount) minimal dan maksimal yang dapat ditoleransi
(-). Batas akhir penyerahan dokumen (dari advising Bank ke Issuing Bank).
(-). Packing Instruction
(-). Shipping Instruction
(-). Shipping Document required

Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan apa yang telah disepakati, maka segeralah minta amendment kepada pihak buyer.

(b). Meminta Letter of Credit Amendment
(-). Sampaikanlah permintaan amendment dengan jelas dan tegas langsung kepada pihak buyer.
(-). Mintalah agar copy amendment dikirimkan lewat faximile atau by e-mail. Hal ini penting, karena jika menunggu amendment diterima oleh advising bank akan memakan waktu dan sangat mungkin akan mengganggu waktu penyelesaian barang.
(-). Jika copy amendment telah diterima, sampaikanlah copy tersebut kepada pihak advising bank, agar bank bisa men-trace-nya langsung ke issuing bank.
(-). Selama amendment belum diterima, janganlah melakukan pembelian bahan baku. Jika amendment tidak difollow up oleh buyer lebih dari 2 hari, mintalah agar Latest Delivery Time di amend sekalian.
(-). Melakukan persiapan-persiapan produksi (production set-up) tidak ada salahnya sambil menunggu L/C amendment. (mengenai amendment juga telah dibahas di Letter of Credit -serie 2).

(c). Penanganan Proses Produksi
(-). Selama proses produksi berlangsung, selalu berpatokan pada kontrak yang telah ditandatangani (mengenai bahan baku, warna, ukuran dan spesifikasi lainnya).
(-). Selalu mengawasi update status proses produksi, dan selalu bandingkan dengan latest delivery time yang tercantum di dalam L/C.
(-). Pada saat proses produksi telah mencapai 70%, lakukanlah evaluasi terperinci mengenai, kwalitas barang dan waktu penyelesaian barang dibandingkan dengan kontrak dan L/C. Jika hasil evaluasi menunjukkan kemungkinan delayed dalam penyelesaian barang, segeralah bernegosiasi dengan pihak buyer, untuk membicarakan kemungkinan second amendment on L/C. Jika disetujui, maka mintalah amendment untuk kedua kalinya.

(d). Penanganan Pengemasan (Packing)
(-). Dalam proses packing, hendaknya selalu berpatokan pada packing instruction yang terlampir di dalam contract.
(-). Jika ada instruksi yang tidak jelas, mintalah pnejelsan kepada buyer.
(-). Jika ada instruksi yang tidak bisa dilaksanakan, konsultasikanlah dengan buyer, sampaikan alas an mengapa tidak bisa diikuti, sampai memperoleh persetujuan.

(e). Inspection
(-). Dalam hal L/C mensyaratkan adanya “Certificate of Inspection”, maka proses inspection akan menjadi crucial, tidak boleh disepelekan. Bagaimanapun juga barang tersebut boleh dikirimkan atau tidak, tergantung dari hasil inspeksi.
(-). Jika inspector menemukan kwalitas barang dibawah standar mutu yang telah disepakati, sehingga inspector tidak mengeluarkan certificate of inspection, pertimbangkanlah kemungkinan melakukan repair atau re-placement, pertimbangkan cost and time yang akan dikonsumsi.
(-). Jika kwalitas barang masih below tolerance (below AQL), maka pertimbangkanlah tawaran letter of guarantee, agar inspector bersedia mengeluarkan certificate of inspection.

4). Penanganan Dokumen
Proses pembuatan dokumen adalah kunci penting berikutnya. Kesalahan dalam proses dokumen maupun kesalahan pada elemen dokumen yang disiapkan akan langsung berakibat discrepancies terhadap L/C.
Adapun dokumen yang biasa diminta dalam sebuah L/C adalah :
(-). Commercial Invoice
(-). Packing List
(-). Export License (untuk export yang memerlukan quota)
(-). Country of Origin
(-). GSP Form A (untuk negara-negara EEC). GSP form G (untuk negara-negara tertentu)
(-). Full Set of Air Way Bill (untuk air shipment) atau Full set of B/L (untuk sea shipment). Dikatakan full set, karena terkadang AWB maupun B/L dikeluarkan dalam pasangan, yaitu : Master AWB/BL yang biasanya dikeluarkan oleh pihak airline/Shipping line + haus AWB/BL yang dikeluarkan oleh Broker (Shipping agent).

Hal-hal yang perlu diperhatikan :
(-).Peroses dokumen harus selalu memperhatikan instruksi yang ada pada Letter of Credit dan Shipping Instruction.
(-). Shipper Name, Port Of Departure, Port of Destination, Notify Party dan Consignee Name, harus dicantumkan persis seperti yang diminta di dalam L/C.
(-). Jenis dan nama document harus persis sama seperti yang tercantum di dalam L/C.
(-). Pada dokumen manapun, pencantuman : nama barang, deskripsi barang, bahan baku yang dipakai, unit price, measurement unit, quantity, serta total amount, termasuk Harmonized System Code yang dipakai, HARUS PERSIS SEPERTI YANG TERCANTUM DI DALAM L/C. Perbedaan satu hurup saja, adalah merupakan discrepancies.

5). Pengiriman Dokumen
Dokumen yang benar dan persis saja belumlah selesai, proses yang tidak kalah pentingnya adalah proses pengiriman dokumen. Di dalam sebuag L/C biasanya diatur mengenai pengiriman dokumen tersebut, antara lain :
(-). Kapan dokumen tersebut harus diterima paling lambat oleh Issuing Bank
(-). Dokumen Harus dikirimkan memakai courier tertentu.
Memang pengiriman dokumen ini adalah tugas pihak Advising Bank, akan tetapi mengawasi (meminta up-date) status dokumen adalah penting. Keterlambatan penerimaan dokumen oleh Issuing Bank, dapat berakibat pada ditolaknya pencairan L/C.

Proses selanjunya, tinggal menunggu pembayaran L/C dari Issuing Bank melalui Advising Bank. Seharusnya Seller sudah bisa lega………………………

………………………. TETAPI…….
Bagaimana Jika dokumen ditolak oleh advising Bank karena ditemukan penyimpangan (discrepancies) ?, apakah yang harus dilakukan ?, bagaimana cara menanganinya ?.

Scenario terburuk apakah yang mungkin terjadi atas sebuah transaksi yang menggunakan Letter of Credit, dan apa yang harus dilakukan oleh seller ?.by :Indra putra